Project Management Asociation | Asociación Española de Dirección Integrada de Proyecto

Certificación PRINCE 2 y la implantación de metodologías de PM en la Administración Pública

Pedro Dubié

Secretario General de AEDIP

Para entender el valor de la certificación PRINCE 2, y especialmente para aquella administración pública española que cree en los postulados del “Project Management”, es vital conocer el origen de esta metodología, pues se desarrolla en la propia administración del Reino Unido.

En 1975 la empresa Simpact Systems Ltd. desarrolló una metodología que tuvo por nombre, PROMPTII, para solucionar los problemas de gestión de tiempos y costes en proyectos informáticos, que no lograban cumplir con los objetivos establecidos en los estudios de viabilidad.

PROMPTII fue un intento de establecer directrices para determinar si el desarrollo de un proyecto informático debía pasar de una etapa a otra. En 1979 el Gobierno central del Reino Unido y la Agencia de Informática de Telecomunicaciones (CCTA Central Computing and Telecommunications Agency) adoptó el método para todos los proyectos de sistemas de información y esto condujo a diez años de desarrollo posterior hasta que nació el primer PRINCE.

En 1989, se publica la metodología PRINCE (PRojects IN Controlled Environments) y se convirtió en el estándar de Reino Unido para todos los proyectos de sistemas de información del gobierno. La CCTA es actualmente la Office of Government Commerce OGC, una empresa pública en la órbita del Tesoro Inglés, el equivalente del Ministerio de Economía y Hacienda de España. La OGC es propietaria del copyright de PRINCE 2.

Las características principales de PRINCE son:

• Una estructura de gestión definida.
• Un sistema de planes de dotación de recursos y problemas técnicos.
• Un conjunto de procedimientos de control
• Un enfoque sobre los productos; prestaciones para el cliente y las prestaciones del proyecto se utiliza para administrar el proyecto.

Una característica en el método original, que no se ven en otros métodos, era la idea de "asegurar el progreso" desde tres perspectivas distintas pero relacionadas, mediante:

- Business Assurance Co-ordinator (BAC): cuya función es supervisar que el proyecto esté en consonancia con los negocios de la empresa, y que se informe en las reuniones de progreso.

- Technical Assurance Co-ordinator (TAC): para supervisar los aspectos técnicos del proyecto y asegurar que no se encuentren en dificultades técnicas.

- User Assurance Co-ordinator (UAC): para implicar un representante del usuario final. Sin embargo, el método PRINCE tuvo una reputación de ser demasiado difícil de manejar, demasiado rígido y aplicable únicamente a los grandes proyectos, lo que lleva a una revisión en 1996. De ser originalmente desarrollado para proyectos de IT para reducir costes y demoras, su aplicación pasó, tras una segunda revisión más genérica, a cualquier tipo de proyecto. Actualmente hay más de 10.000 personas certificadas en Reino Unido y se aplica proyectos de construcción.

Entre los años 2002 y 2005, PRINCE2 se actualizó en consulta con la comunidad internacional de usuarios. Una revisión a fondo hizo más simple el método y más fácilmente adaptable al proyecto. La versión actualizada tiene seis principios básicos, con su posterior desarrollo, (que no estaban en la versión anterior) que contribuyen al éxito del proyecto:

• Business Case
• Planes
• Progreso
• Organización
• Riesgo
• Calidad

Este breve repaso de la historia nos permite comprender mejor que la organización de control del proyecto recoge la complejidad de la toma de decisión de la administración, muy distinta a la organización de una empresa privada. Es una metodología, por lo tanto, muy útil para que aquellas administraciones públicas que sienten la necesidad de estandarizar la gestión de sus proyectos desde la particular posición de una administración, y de la complementariedad de su trabajo con una empresa privada externa de “dirección integrada de proyecto” que actúa en nombre y representación de la administración.