Project Management Asociation | Asociación Española de Dirección Integrada de Proyecto

La gestión de la contratación de las obras

Resmundo Manga

Director de Proyecto de Tècnics G3 S.L.P.

Si bien una buena contratación de la obra no garantiza siempre la consecución de los objetivos del proyecto, una mala contratación sí es sinónimo de fracaso, ya sea a nivel de costes, plazos, calidad e incluso puede influir en la seguridad y salud y factores medioambientales.

Una de las primeras responsabilidades del equipo DIP será dar soporte a la propiedad para la definición de la paquetización de la obra y la forma como se contratará la misma, estas decisiones influyen tanto en la planificación como en el nivel de detalles del proyecto.

La principal ventaja de la paquetización es que permite comenzar la obra sin la necesidad de tener un proyecto completo al 100 %, por lo tanto, el plazo del conjunto proyecto y obra se reduce. Otras ventajas de la paquetización como el ahorro económico o aseguramiento de la calidad son discutibles y dependen del tipo de proyecto y del estado del mercado. La paquetización exige una planificación rigurosa del proyecto ejecutivo para realizar las entregas correspondientes de cada paquete.

La forma como se contratará influye en la calidad de los detalles que exigiremos al proyecto, en especial la documentación gráfica y las mediciones. En el sector privado se suele contratar bajo las modalidades “Llaves en mano”, precio cerrado y medición abierta; otros contratos como “por administración” son poco utilizados. Contra más cerrado es el contrato, más detallado deberá ser el proyecto. Por ejemplo en un contrato “llaves en mano”, cualquier falta de información deberá ser asumida por el contratista lo cual generará fricciones en obra, por tanto, proyectos poco definidos no deben ser contratados bajo esta modalidad y se deben contratar bajo medición abierta definiendo una serie de partidas que puedan surgir en obra por indefiniciones del proyecto.

Una vez definida la paquetización y la forma de contratación y, aún en fases iniciales del proyecto, se debe planificar la licitación e incluirla en la programación del proyecto, es fundamental otorgar el plazo adecuado a los concursantes para que realicen un estudio en profundidad del proyecto.

Antes del inicio del concurso el equipo DIP deberá recopilar toda la información necesaria para que los licitantes puedan ofertar correctamente el paquete de obra y ayudar al cliente en la selección de las empresas a invitar.

En lo que respecta a la información a entregar, el pliego de bases es fundamental. En él se deben recoger todas las reglas de juego que permitirán que las ofertas recibidas sean comparables entre sí y debe contener toda la información que pueda afectar la oferta del licitante y que no se encuentre en los otros documentos del concurso.

Por otra parte, la selección de las empresas a invitar debe realizarse teniendo en cuenta las características del paquete a licitar y de la propiedad, las empresas deben ser comparables. Es recomendable invitar entre 5 – 8 empresas al proceso de licitación, con menos empresas aumentaríamos el riesgo de no tener un comparativo fiable, mientras que un número mayor dificultaría el proceso de comparación, además de que haría invertir una serie de recursos a muchas empresas y solo una de ellas será la adjudicataria. Lo importante no es invitar a un gran número de empresas sino invitar a aquellas que pueden adaptarse perfectamente al proyecto y la propiedad.

Una vez entregada la documentación, es necesario realizar un seguimiento de las ofertas e incluso concertar entrevistas para explicar el proyecto en profundidad. Con ello nos aseguraremos que las ofertas son el resultado de un correcto estudio del proyecto.

A la recepción de las ofertas, el equipo DIP debe realizar un informe comparativo de las mismas e incluso evaluarlas con unos criterios previamente pactados con el cliente. Los criterios de evaluación deben permitir seleccionar a una empresa que presente los costes y plazos adecuados a las calidades del proyecto y que maximice todos aquellos aspectos relacionados con la seguridad y salud y medioambiente.

Otro servicio adicional, relacionado con la gestión de la contratación, generado por la situación actual del mercado, es la renegociación de los contratos debido a la paralización de la obra y el nuevo arranque con un nuevo promotor. Esta nueva condición implica un nuevo estudio de la estrategia de contratación para adaptarlo a las nuevas condiciones de la propiedad y el mercado.

Como vemos en este artículo, la gestión de la contratación es un área de la gestión de proyectos que requiere unos conocimientos específicos que los equipos DIP deben conocer y de esta forma ayudar al cliente a tomar las mejores decisiones que permitan aumentar la probabilidad de conseguir los objetivos planteados al inicio del proyecto.