Project Management Asociation | Asociación Española de Dirección Integrada de Proyecto

Actuación del Facilities Manager (F.M.) en el proceso de reutilización de los activos inmobiliarios

Antoni Quintana I Poblet

Consejero de la Sociedad Española de Facility Management (SEFM)

Abstract:

Se presenta al Facilities Manager como símbolo de continuidad, de figura asociada a la explotación del edificio desde antes y hasta después del proceso de reutilización del mismo, y a lo largo de toda su vida útil, diferenciando sus funciones durante dicho proceso de cambio, de las del Project Manager, en quien recae la responsabilidad directa en los procesos de transformación del edificio.

We describe the Facilities Management as an associated function during the building lifetime, both before and after the period of the building rehabilitation. During this period, we introduce a new character, a new function: The Project Manager. This manager is the leading role of the rehabilitation: the protagonist of the building transformation. The differences between the Facilities and the Project Manager, are detailed below, and the responsabilities of the Facilities Manager are also specified afterwards.

ÍNDICE DEL CONTENIDO

1. Interpretación in-extracto e in-extenso del término Facilities Management. Algunas definiciones del mismo, con más de diez años de antigüedad.
2. El médico de cabecera y el cirujano, versus el paciente (sujeto pasivo)
3. Prestaciones en los ámbitos de Project y Facilities Management
4. Funciones específicas del Facilities Manager durante el proceso de reutilización de los Activos Inmobiliarios
5. La rehabilitación en edificios de oficinas. El tránsito desde la ejecución de la obra hasta la ocupación por el usuario. El Libro del Edificio.
6. La función F.M. en su acepción más amplia
   

1. Interretación in-extracto e in-extenso del término Facilities Management. Algunas definiciones del mismo, con más de diez años de antigüedad.

Consideramos interesante revivir algunas definiciones de hace más de seis años, suscritas por entidades de renombre acreditado, entre ellas la IFMA ( International Facilities Management Association), creada en Estados Unidos en 1980. La correspondiente entidad española, la SEFM (Sociedad Española de Facilities Management), se ha constituido el pasado año 1998.

• Proceso mediante el cual, una organización alcanza y mantiene el mejor coste en un entorno de trabajo de calidad (Centre for Facilities Management. Glasgow)
• Práctica empresarial de planificar, facilitar y mantener entornos productivos de trabajo (IFMA. International Facilities Management Association)
• Práctica de coordinar personas y tareas de una organización en el entorno físico de trabajo (IFMA. International Facilities Management Association)
• Disciplina de planificar, diseñar, construir y manejar el espacio en cualquier tipo de organización, sean oficinas o plantas industriales , incluyendo la aplicación de política corporativa en cuanto a las instalaciones, previsiones a largo plazo, inventario de patrimonio inmobiliario, gestión de inmovilizados, planes de funcionamiento y mantenimiento de edificios y de mobiliario y equipo (Engineering News Record)

Se trata de ampliar el concepto de mantenimiento y conservación que se contempla en los programas de GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador), circunscritos básicamente a las instalaciones, a un campo más amplio, que incluye la gestión de los entornos de trabajo, su evolución, adecuación y transformación, el inventario y administración de los Activos Inmobiliarios, hasta alcanzar en la más amplia de las definiciones aportadas, la Gestión Integral de Patrimonios, incluso la política corporativa inmobiliaria y de previsiones a largo plazo.

Esta última acepción del término, nos lleva a hablar de los árboles y el bosque. No ha mucho transmitíamos estas expresiones con motivo del curso de Master en F.M. que se imparte en Barcelona desde hace un par de años, y que el próximo curso académico se impartirá asimismo en Madrid.

Partimos de una entidad corporativa con un patrimonio inmobiliario múltiple y diverso. La gestión de este parque inmobiliario, considerado como una gestión del conjunto (el bosque), va más allá de la función del F.M. (o no? Como vemos, depende. O sea, ambas respuestas aceptables. Polémica servida). La venta de tres edificios viejos para adquirir uno de nuevo, donde llevar a cabo con mayor racionalidad y ergonomía pero a más bajo coste las mismas actividades, será una decisión en la que el F.M. deberá ser escuchado, si bien intervienen en dicha decisión otras consideraciones y otros centros de responsabilidad de la empresa (Financieros, Laborales, Estratégicos -Dirección General-, Comerciales). El F.M. gestiona los árboles del bosque, como unidades terminales en sí mismas, pero no el bosque como un objetivo de rentabilidad. No decide cuantos árboles se talan, ni cuando. Así como tampoco decide cuantos árboles hay que replantar ni donde, para remodelar el bosque. (o si?).

2. El médico de cabecera y el cirujano, versus el paciente (sujeto pasivo)

El médico de cabecera:

• Conoce al paciente
• Le asiste a lo largo de toda su vida
• Lo siente como algo suyo
• Se siente responsable de su salud
• Procura para que se mantenga en forma
• Trata de obtener el máximo bienestar para el paciente, tomando en consideración sus posibilidades
• Aconseja que se administren con la máxima eficacia los recursos y energías de que dispone el paciente, con objeto de prolongar su vida, y que goce de la mayor calidad de vida posible a lo largo de la misma
• Cuando surge algo que se escapa de la problemática usual, decide la intervención de un especialista, del mejor cirujano para la operación importante, para la intervención a fondo, para la mejora saludable
• Una vez terminada la operación, recibe una documentación compuesta de Memoria Explicativa, Radigrafías, Informes, Croquis, gráficos, etc. del cirujano, en el que se explica detalladamente como ha quedado el organismo del paciente, con objeto de facilitar la labor del medico de cabecera a posteriori
• Tras el periodo de convalecencia, retoma la responsabilidad sobre la salud general del paciente

El cirujano:

• No conoce al paciente. Es la primera vez que lo ve
• Es un experto en intervenciones
• Como resultado de su intervención, se produce un cambio, una transformación en el paciente, con objeto de mejorar sus "prestaciones"
• Es el protagonista de la operación, de la intervención, del cambio, de la transformación, de la reforma
• Antes de decidir como actuará, escucha y es informado por el médico de cabecera, recibiendo de él cuanta información es necesaria para llevar a cabo su intervención con la máxima eficacia, atendiendo a las circunstancias concretas de dicho paciente
• Programa, piensa como llevará a cabo la intervención. No improvisa. Prevé. Proyecta. Y más tarde, dirige, coordina la actuación del equipo de especialistas que actúan en la operación
• Arbitra medios de control para asegurarse que la intervención ha alcanzado el objetivo previsto. Verifica el resultado de la operación
• Atiende aún al paciente durante el período de convalecencia, atento a cualquier anomalía durante la recuperación
• Al final del periodo de "garantía", le concede el alta definitiva relacionada con la intervención que llevó a cabo

3. Prestaciones en los ámbitos de Project y Facilities Management

Ofrecemos en la tabla siguiente, las funciones que expresan resumidamente la actuación comparada de ambos agentes en el proceso de construcción y reforma de los Activos Inmobiliarios

P.M.	F.M.
Protagonista de y durante los cambios (transformaciones, mejoras) que sufre el edificio	Función asociada a lo largo de toda la vida útil de los edificios
Servicio asociado a cada actuación (operación inmobiliaria) en si misma: un Proyecto en un edificio Sujeto pasivo: Una actuación (un Proyecto) en un edificio	Servicio que se aplica a un edificio, o a un Patrimonio Inmobiliario. Sujeto pasivo: El edificio o conjunto de ellos. Por extensión, los ocupantes. Su entorno de trabajo
Preparación del Programa de Necesidades, recogiendo datos del F.M. Estudio de viabilidad. Tiempo y coste Diseño de todo el proceso Selección de los Técnicos redactores de Proyectos Conducción y Supervisión de Proyectos Gestiones con las Administraciones Licitación de Obra Civil e Instalaciones. Bloques de Contratación Redacción de Contratos de Arrendamiento de Obras. Adjudicación Supervisión de la Dirección Facultativa. Control de costes, plazos y calidad Recepción Provisional. Entrega de la Documentación Final de Obra Transferencia de la gestión al F.M.	Inventario. Ficha resumen. Dossier por edificio (documentación jurídica y técnica) Gestión continuada técnica: Mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo en: Ergonomía, Confort y Seguridad para los ocupantes. Gestión de Energías y Comunicaciones Gestión continuada administrativa: Alquileres, comercialización, Análisis rentabilidad actual / futura potencial. Diagnóstico (técnico y económico). Propuestas de actuación concretas Toma de decisiones. Gestión de soporte para el cambio (para la reforma) Implantación y aplicación de herramientas de gestión

4. Funciones específicas del Facilities Manager durante el proceso de reutilización de los Activos Inmobiliarios

El proceso de reutilización de los Activos Inmobiliarios (rehabilitación, reforma de edificios), acabamos de ver que es una tarea propia del Project Manager. Justamente esa es su razón de ser. Es el protagonista del cambio, de la reforma (o de la creación), el especialista de la transformación. Es el conductor del Proyecto (y la obra). El Project Manager viene cuando hay que reformar. Para eso se le necesita. Luego se va (no interviene en la vida útil del edificio.

Sin embargo, durante esos periodos de reutilización, el F.M. no permanece ajeno a ellos. Cede el protagonismo al Project Manager, pero solo hasta cierto punto. Se podría hablar de que permanece como espectador, pero no sería exacto. Retrocede a un segundo plano. Pero se mantiene atento al desarrollo de los acontecimientos. Se informa, supervisa, aprueba. Es el enlace con los usuarios del edificio, en su condición de ocupantes, bien sean propietarios o arrendatarios.

Antes de presentar la tabla de actuaciones del F.M., queremos subrayar el carácter doméstico (es decir, allegado al edificio, a la Propiedad) que ostenta el F.M. que aquí presentamos, con un perfil en apariencia poco proclive a la externalización. Pongamos pues la imaginación en asumir, en aceptar, como en el mundo anglosajón ya se ha convertido en un hábito, que dicha función sea externalizable, incluso en una de sus fases más delicadas, como la que aquí tratamos, del proceso de reutilización de edificios.

La tendencia a la externalización para cada una de las actividades:

• Gestión Administrativa
• Project Management
• Facilities Management

ha sido asumida y es práctica habitual en nuestros hábitos inmobiliarios actuales. Estamos viviendo el proceso de externalizar la función de Facilities Management. Empresas multinacionales que ofrecen sus servicios en este sector, apuntan ahorros de hasta un 20% en los costes de explotación de los edificios. Valores similares arrojan estudios objetivos de entidades independientes, en su análisis sobre el % de Contratos de Facilities Management en distintos países europeos.

Nº	Acción	Cronología
1	Especificaciones Genéricas para incorporar en los Pliegos de Condiciones de los Técnicos de Redacción de Proyecto (TRP), relativas a temas de mantenimiento	Dicho documento debe existir como base de partida para todos los Proyectos
2	Estructurar, transmitir y "traducir" el Programa de necesidades a los TRP a través del Project Manager	Antes de que los TRP inicien su colaboración
3	Aportación de Cláusulas Particulares, que para el desarrollo del Proyecto, sea necesario incorporar en cada Proyecto en concreto	Antes de que los TRP inicien su colaboración
4	Seguimiento del desarrollo del Proyecto Básico. Acceso a la información y asistencia a las reuniones de trabajo	Durante la redacción del Proyecto Básico
5	Revisión y aprobación del Proyecto Básico	A su finalización, y antes de su tramitación
6	Seguimiento del desarrollo del Proyecto Ejecutivo. Acceso a la Información y asistencia a las reuniones de trabajo	Durante la redacción del Proyecto Ejecutivo
7	Revisión y aprobación del Proyecto Ejecutivo	A su finalización, y antes de su tramitación
8	Inclusión en los Pliegos de licitación de los Contratistas, del requerimiento de todos los documentos necesarios para (en su momento), otorgar la Recepción Provisional	Durante el proceso de Licitación de Contratistas
9	Asistencia y suscripción del Acta de Inicio de Obras	Inicio de Obras
10	Asistencia a las visitas de obra: Será informado de su programación y tendrá acceso a las Actas	Mínimo una vez al mes
11	Asistencia y conformidad a las pruebas de calidad y rendimientos de entregas de partes de obras y de instalaciones	Al final de cada una de las partes de obra y de cada una de las instalaciones
12	Gestión de los Contratos de Mantenimiento para la nueva etapa de vida útil del edificio	Antes de la Recepción Provisional
13	Asistencia y suscripción del Acta de Recepción Provisional. Expresar reservas. Verificar y aceptar todos los documentos requeridos (Libro del Edificio)	Finalización y Entrega de la Obra. Antes de la Ocupación por el / los Usuarios
14	Gestionar la simultaneidad de los plazos de garantía con los Contratos de Mantenimiento de explotación del edificio	Desde la Recepción Provisional hasta la Definitiva
15	Asistencia y suscripción del Acta de Recepción Definitiva (si existe materialmente)	Una año después de la Recepción Provisional, o cuando esté estipulada la Definitiva

 

5. La rehabilitación en edificios de oficinas. El tránsito desde la ejecución de la obra hasta la ocupación por el usuario. El Libro del Edificio.

Enunciamos a continuación los hitos más destacados que se documentan entre los agentes del cambio: Propiedad, Contratista, futuro ocupantes.

• Acta de Recepción Provisional (Propiedad / Contratista/s). Total / Parcial. Conceptual / Geográficamente. La nueva Ley de Edificación
• Acta de Ocupación Parcial (Propiedad / Contratista)
• Acta de Entrega de locales en régimen de alquiler (Propiedad / Usuario) ç è (Arrendador / Arrendatario). El Contrato de Alquiler
• Acta de Entrega de locales en Compra-Venta. La Escritura de Compra-Venta

No se ha hecho mención de los distintos órganos de las administraciones públicas. Los documentos que avalan la relación con dichos entes (Licencias de Obras, de Actividad, de Funcionamiento, Puesta en Marcha, Apertura, Ocupación, Cédula de Habitabilidad, etc.) se habrán incorporado en el Libro del Edificio a lo largo del proceso de reutilización del Edificio.

De hecho, el Libro del Edificio, o en otras terminologías más o menos equivalentes como: Dossier final de obra, Documentación as-built, Planos según construido, etc. viene a ser el soporte físico en el que se pretende reunir toda la información para el tránsito de poderes y responsabilidades entre el P.M. y el F.M. en el momento de la Recepción Provisional de la reforma.

A partir de ese momento, todos los agentes que han intervenido:

• Equipo de Project Management
• Equipos Técnicos de Redacción de Proyectos y Direcciones Facultativas de Obra Civil y de Instalaciones
• Coordinadores en materia de Seguridad y Salud
• Entidades de Control de Calidad para una eventual (u obligada) garantía decenal
• Laboratorios de Ensayos
• Contratistas, subcontratistas, proveedores de materiales y equipos, fabricantes

desaparecen de la obra, y es solo a través del Libro del Edificio que se transmite el conocimiento histórico y administrativo de lo sucedido, así como el estado final en que han quedado las cosas. Dicho de otro modo: Apoyándonos en el creciente aunque todavía tímido soporte que desde la administración se está otorgando al Libro del Edificio, apuntamos en aprovechar dicha iniciativa para otorgarle el mayor contenido posible, ampliando el concepto en lo necesario para que en un solo vehículo se pueda disponer todo lo necesario para el largo viaje de la vida útil del edificio.

Relacionamos a continuación un borrador de contenido del mismo, coherente tanto con los principios que describe el Artículo 7º de la L.O.E. (Ley de Ordenamiento de la Edificación de 5 de Noviembre de 1999), como con otras disposiciones de mayor detalle del contenido del mismo (Ley 2/1999 de Calidad de la Edificación -L.C.E.-, de la Comunidad de Madrid, y Decreto 349/1999 de la Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transporte de la Comunidad de Madrid, en el que se anuncia una orden posterior para regularizarlo más pormenorizadamente).

• Identificación del Edificio: Datos registrales, Escrituras de Propiedad, Recibos de Contribución (I.B.I.)
• Documentación propia de la actuación (de la obra "realmente" ejecutada en términos de la propia L.O.E.): Memoria, con cálculos justificativos de los dimensionados. Planos y Esquemas. Mediciones con descripción unívoca de materiales y equipos. Precios Unitarios y Presupuesto detallado.
• Profesionales que han intervenido en la concepción, diseño, cálculo y supervisión de la obra ejecutada (Arquitectos, Arquitectos Técnicos, Ingenieros, etc.)
• Documentación administrativa: Libros de Órdenes y Dirección de Obras. Licencia de Obras, de Actividad y de Primera Ocupación. Acta de Recepción Provisional. Certificados de Homologación. Actas de Puesta en Marcha, Certificados finales de Obra Civil y de Instalaciones suscritos por los Facultativos que intervinieron en la Dirección de obra. Manual de Autoprotección y Plan de Emergencia. Certificados de Control de Calidad y Pruebas de Final de Obra. Resultados de los Laboratorios de Ensayos. Contratos con las Compañías de Servicios. Otros documentos exigibles legalmente
• Actas de reunión redactadas a lo largo del desarrollo del Proyecto y de las visitas a obra durante la ejecución de los trabajos de reforma del edificio
• Manuales de Funcionamiento de los Equipos, y Protocolos de operación de Sistemas completos
• Catálogos de Equipos y Materiales
• Relación de Contratistas, Subcontratistas, Proveedores, Representantes, Distribuidores, con todas la información de contacto, incluso las personas de dichas empresas que han sido interlocutores durante el proceso
• Contratos de Arrendamiento de Obras con todos los Contratistas, para poder gestionar las garantías acordadas más allá de la Recepción Provisional
• Contratos de Mantenimiento Preventivo / Correctivo con empresas de los distintos sectores de actividad:
• Instalaciones Mecánicas (Fontanería y Climatización, y Eléctricas e Iluminación)
• Instalaciones de Protección Contra Incendios (Detección, Extinción, Vías de Evacuación)
• Instalaciones de Seguridad contra actos antisociales
• Tratamiento de Plagas (Desinfección, Desinsectación, Desratización)
• Ascensores y otros dispositivos de transporte asistido para personas u objetos
• Limpieza de interiores y exteriores
• Jardinería
• Comunicaciones. Voz y datos
• Seguros de todo tipo:
• Decenal
• Robo, intrusión
• Responsabilidad Civil
• Incendio

El Libro del Edificio debe ser una base de consulta para cualquier situación que sobrevenga a posteriori, con el fin de tanto de facilitar las reformas, como para establecer los diagnósticos más acertados en el caso de que se presenten patologías. Debe mantenerse actualizado a lo largo de la vida útil del edificio, haciendo constar en él, tanto la cumplimentación de las actuaciones de Mantenimiento Preventivo y Curativo, como documentándolo completamente en aquellas intervenciones que por su mayor envergadura se constituyen en obras de ampliación o reforma propiamente dichas.

6. La función F.M. en su acepción más amplia

Hemos detallado las funciones del F.M. durante el proceso de reutilización de los activos inmobiliarios. Pero después de dicha intervención, y al igual que lo hizo antes, el F.M. sigue conviviendo con el edificio a lo largo de toda su vida útil. No queremos cerrar nuestra comunicación, sin recordar aunque solo sea relacionándolas, las funciones propias del F.M. que pudieran quedar, por no citadas, relegadas a un segundo plano, o simplemente olvidadas.

• Inventario completo y detallado, incluyendo valoración actualizada de los Activos Inmobiliarios
• Gestión del Mantenimiento: Preventivo, Predictivo y Correctivo
• Diseño y dimensionado de los recursos humanos necesarios para la explotación del edificio: Propios o externos. Definición de la política de actuación
• Gestión de Almacén propio de recambios y fungibles
• Gestión de los Avisos de usuarios. Call Centres. Protocolos de actuación
• Gestión de las Órdenes de Trabajo
• Gestión de las Energías, Fluidos y Comunicaciones
• Gestión Administrativa y de Contratos de Arrendamiento de locales. Cobros y pagos. Gestión de Compras y de Contratación
• Gestión de Auditorías y Supervisión de Obras, Instalaciones y Servicios
• Seguimiento y Actualización del Libro del Edificio
• Gestión de otros servicios de valor añadido (reprografía, correo, paquetería, recepción, cafetería, restauración, catering. etc.)
• Gestión de Seguridad y Riesgos. Vigilancia. Seguros
• Gestión para la reimplantación de usuarios. Redistribución de espacios
• Conducción del edificio, priorizando la satisfacción de los clientes (arrendatarios, usuarios, ocupantes).

Se puede apreciar que en la anterior relación de funciones, se ha optado por otorgar al término F.M. un contenido que abarca funciones propias de un administrador de fincas, pero que no alcanza a todas las funciones inherentes a la gestión de un patrimonio inmobiliario, como pueden ser las siguientes:

• Estrategia de compra de nuevos inmuebles o enajenación de existentes
• Política del negocio inmobiliario (alquiler o venta)
• Transformación o reconversión del Patrimonio Mobiliario a Inmobiliario o viceversa
• Decisión para externalizar las propias funciones del Facilities Management