La DIP es un arte que se aprende con la práctica

Alfonso Bucero

Socio Director de BUCERO PM Consulting

Parece obvio que los proyectos pueden ser de diferentes tipos, en cuanto a tamaño y complejidad. Sin embargo, hay ciertos procedimientos que son comunes a todos ellos, por ejemplo, todo proyecto debe planificarse y pasar por las fases de inicio, planificación, ejecución, control y cierre.

Existen cuatro reglas clave que, en mi experiencia, deberían utilizarse a lo largo de todo el proyecto: la necesidad de clarificar siempre la información, no hacer suposiciones, hacer todas las preguntas necesarias sobre el propósito del proyecto e identificar las implicaciones internas y externas.

En todo proyecto, hemos de estudiar su viabilidad, analizando su coste/beneficio, asumiendo la responsabilidad y recogiendo la información necesaria para poder tomar las decisiones adecuadas en cada situación.

Las personas que intervienen en un proyecto son fundamentales para el éxito del mismo. Es importante resaltar que los Directores de Proyecto deben poner mucho énfasis en los factores humanos para crear un entorno que incite a la comunicación efectiva, un entorno donde todos los participantes en un proyecto se sientan motivados y comprometidos para entregar lo mejor de sí mismos.

El plan del proyecto es su mapa. Si hemos dicho que en todo proyecto estamos manejando el cambio, el plan del proyecto deberá ser un documento "vivo" que se revise y analice periódicamente a lo largo del mismo. El proceso de planificación del proyecto es el marco dentro del cual se coordina el trabajo y se comprueban los impactos.

El plan del proyecto siempre ha de ser aprobado por el cliente final de la solución. En un proyecto nada debe planificarse aisladamente. El plan del proyecto es una valiosa herramienta para la toma de decisiones.

Cuando hablamos de planificación, utilizamos técnicas y herramientas como el Diagrama de Gantt, el Método del Camino Crítico, los Diagramas en Red y la Lógica entre las Tareas. Algunas personas están convencidas de que lo único que hace falta para planificar un proyecto es hacer una relación de las tareas que han de realizarse, clasificarlas según su tipo, reunir al personal que se encargue de cada tarea, y empezar a trabajar para alcanzar los plazos de entrega.

Para poder mantener los proyectos bajo control, y conocer sus potenciales desviaciones, hemos de realizar revisiones de proyecto, proporcionando tiempo para compartir y aprender de las experiencias vividas.

De dichas experiencias, siempre aprenderemos algo nuevo, susceptible de poderse utilizar por parte de otro miembro de nuestra organización. La habilidad de dicha organización consiste en establecer un proceso de revisión coherente y donde se reconozca y se recompense a los que lo hacen bien, aprendiendo de los errores. La tecnología facilita el proceso, pero no es el conductor del mismo.

Es absolutamente necesario crear un entorno que facilite la realización de los proyectos. En el futuro, la dirección de proyecto llegará a ser una técnica estándar de dirección.

Del libro del autor: La Dirección de Proyectos: una nueva visión.