El project management en el ámbito de la Administración

Alfonso Gutiérrez

Director general de Axxo

La apuesta de Europa

Administraciones europeas miran hacia el project

La Administración suiza desarrolló en 1975 la solución “Hermes” (actualizada posteriormente en 2003), una solución global de Project Management compuesta de tres elementos principales: Know how, procedimientos de gestión y base de datos sobre la metodología y sobre casos anteriores de aplicación.

Esta solución de Project Management, debido a su bajo coste de implementación, se ha convertido en el estándar en Suiza. También la Administración de Luxemburgo ha adoptado recientemente un sistema similar. El espíritu que se encuentra tras estas iniciativas no es otro que el de encontrar el mejor método para optimizar proyectos, mejorando eficiencia y calidad. Paralelamente, el Project Management en sí mismo produce un relevante desarrollo de aptitudes en los profesionales implicados, así como mayor transparencia en los proyectos tanto de iniciativa pública como privada.

En el panorama europeo, la relación entre la Administración y Project Management, bien interno o externo a través del “outsourcing”, es un hecho con importantes raíces estratégicas que, en España, todavía está por suceder. La mejora de la competencia en España no sólo debe producirse en el ámbito de la empresa privada sino también en el de la administración, mejorando sus procesos de gestión y aumentando la inversión en I+D.

Pero con independencia del sector en el que estemos (edificación, informática, etc.), se puede afirmar que no hay una sola empresa o entidad que haya dejado de usar Project Management después de una correcta implementación. ¿Por qué? Sencillamente porque funciona. Y esto vale tanto para el sector privado como para el público.

La labor del project manager ha estado, está y estará siempre muy ligada al concepto de calidad, profesionalidad y, en definitiva, al de ser capaces de transmitir la confianza y seguridad necesarias a nuestros clientes. Un project manager que no cuenta con el respaldo total de su cliente está abocado, indefectiblemente, al fracaso.

Asimismo, la materialización de dicha relación de confianza es un camino bilateral: por un lado, tu cliente percibe que vas a aportarle un valor añadido objetivo, y reconoce la distancia entre lo que conoce él y lo que conoces tú como especialista en la materia. Por otro, uno advierte en su cliente un conjunto de necesidades reales y objetivas, así como una base de partida para afrontar el proyecto en lo referente a conocimientos, experiencias anteriores, equipo disponible “in house”, etc.

En el mundo anglosajón (EE.UU. y área de influencia norteamericana, Reino Unido y área de influencia del sudeste asiático incluyendo Australia y Nueva Zelanda, Alemania y área de influencia centroeuropea y nórdica) la relación entre Administración pública y Project Management hace tiempo que funciona en beneficio mutuo. Las leyes, las prácticas tradicionales, las mentalidades profesionales y las percepciones académicas están todas integradas en esta modalidad profesional que lleva a la obtención de óptimos resultados económicos.

Sin embargo, en gran parte del mundo latino, tanto europeo como americano, esto no sucedió a lo largo del pasado y el camino que tenemos por delante tampoco es un reto sencillo. Por ejemplo, el mercado inmobiliario en estos países, tradicionalmente dominado por la figura del arquitecto, está más orientado hacia la expresión individual de tipo artístico como respuesta social de éxito, lo que no ha facilitado la presencia, y mucho menos la permanencia.

Con todo, en la Administración esa vocación gestora es inevitable sea cual sea el lugar. La diferencia estriba en que mientras en otros países es una ciencia conocida y aceptada como beneficiosa, con lo cual los servicios se externalizan, en España son los propios funcionarios los que han asumido este rol de gestores de proyecto.

De ahí que el reto actual de conseguir la externalización de la práctica del Project Management en la Administración tenga una serie de características a las que hay que atender:

1. En la Administración existen ya técnicos preparados con los que la relación de confianza expuesta al inicio de estas líneas no se puede conseguir de la misma manera que con un cliente privado. La distribución de tareas, las expectativas, los procedimientos, la coordinación, etc., no podrán ser los mismos que normalmente se usarían con un cliente privado, sino que exige un nuevo planteamiento por parte del project manager.
2. El hecho de externalizar los servicios de Project Management implica redefinir el papel de estos profesionales, que pasarán de un perfil puro de project manager al de un representante de los intereses de la Administración, dejando las labores de “primera línea de fuego” a un project manager externo que, además, podrá poner a disposición del proceso su independencia de las partes y una visión más objetiva que, sin duda, ayudará a enfocar el proceso que dirija a la consecución de los objetivos comunes.
3. A su vez, el funcionario de la Administración tiene ante sí una ardua tarea consistente en ajustar la forma como tradicionalmente trabajaba a una nueva en la que cuenta con una potente herramienta: un project manager al servicio del proyecto y de sus intereses. A menudo los cambios no son bienvenidos más por su condición de cambios que por el beneficio o perjuicio que puedan generar.
4. La ley de contratos de la Administración ha estado manejando, hasta la fecha, la contratación de trabajos de consultoría o asistencia técnica en los que se han asomado aspectos inherentes al project management (control, supervisión, coordinación, etc.). Sin embargo, últimamente la Administración (a través de las comunidades autónomas y empresas de su ámbito), ha tomado la decisión de iniciar la externalización de servicios de Project Management. Probablemente sea un síntoma bueno, puesto que implica haber tenido que resolver previamente los últimos inconvenientes que separaban los clásicos contratos de asistencia técnica del de Project Management propiamente dicho.

En definitiva, supone una gran satisfacción comprobar cómo el camino de las administraciones públicas y el del Project Management como consultoría externa se encuentren. Además del efecto beneficioso que para ambas partes pueda tener, la realización de servicios de Project Management para la Administración puede tener un impacto muy positivo y ejemplarizante en el mercado inmobiliario en su conjunto.